Externer Datenschutzbeauftragter für Kommunen und öffentliche Stellen
Ihr DSGVO-Experte für rechtssichere Compliance
Ein externer Datenschutzbeauftragter für öffentliche Behörden – Schlüsselfertig, Individuell, rechtssicher und risikofrei. Mit unserer externen Datenschutzberatung erhalten Sie innovative und Persönliche Beratung und Datenschutz-Tools aus einer Hand
Ab wann muss eine öffentliche Behörde einen DSB bestellen?
Öffentliche Stellen sind gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO grundsätzlich immer verpflichtet, einen DSB zu benennen. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Größe der Organisation oder der Anzahl der Mitarbeiter.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet hierbei einen entscheidenden Vorteil: Er agiert neutral, unabhängig und ohne interne Interessenskonflikte. Gleichzeitig ist er sofort einsatzbereit und übernimmt die Verantwortung gegenüber Aufsichtsbehörden vollständig. Für Kommunen und öffentliche Einrichtungen ist dies der sicherste Weg, die gesetzlichen Anforderungen dauerhaft zu erfüllen.
Was passiert bei Verstößen?
Datenschutzverstöße in öffentlichen Stellen wirken sich nicht nur rechtlich, sondern auch reputativ aus. Beanstandungen durch Landesdatenschutzbehörden, Vertrauensverluste bei Bürgern sowie organisatorische Konsequenzen sind reale Risiken.
Als externer DSB sorgen wir dafür, dass es gar nicht erst so weit kommt. Durch klare Prozesse, nachvollziehbare Dokumentation und eine kontinuierliche Betreuung stellen wir sicher, dass Ihre Organisation jederzeit auditbereit ist und Datenschutz strukturiert gelebt wird – nicht erst dann, wenn eine Prüfung ansteht.
Interner oder Externer DSB – Was ist die sicherste Lösung?
In öffentlichen Behörden stoßen interne Datenschutzbeauftragte in der Praxis häufig an organisatorische Grenzen. Die Rolle wird meist zusätzlich zu anderen Aufgaben übernommen, was zu Zeitmangel, erhöhtem Schulungsaufwand und potenziellen Interessenskonflikten führt.
Kritisch wird es insbesondere dann, wenn keine verlässliche Vertreterregelung besteht oder komplexe Bürgeranfragen – etwa zu Auskunfts-, Lösch- oder Widerspruchsrechten – kurzfristig und fristgerecht bearbeitet werden müssen. In solchen Situationen fehlt intern häufig die notwendige Routine und rechtliche Sicherheit.
Typische Risiken interner Lösungen sind:
- fehlende oder nicht dauerhaft abgesicherte Vertretung
- Unsicherheit im Umgang mit komplexen Bürger- und Behördenanfragen
- zeitliche Engpässe bei gleichzeitigen Verwaltungsaufgaben
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet im behördlichen Alltag eine deutlich sicherere Alternative. Er stellt eine dauerhafte Vertretung sicher, bringt Erfahrung aus vergleichbaren öffentlichen Organisationen mit und übernimmt die rechtssichere Bearbeitung auch anspruchsvoller Datenschutzanliegen. Gleichzeitig arbeitet er unabhängig und zu transparent kalkulierbaren Kosten.
Unsicher, ob für Sie ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter die Sicherste Variante ist?
Finden Sie es jetzt kostenlos und unverbindlich in einem persönlichen Gespräch heraus.
1. Analyse & Datenschutzkonzept
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit als Ihr externer Datenschutzbeauftragter steht eines im Fokus: Struktur schaffen und Risiken sichtbar machen.
Wir starten mit einem persönlichen Kick-off-Workshop, in dem wir Ihre Situation verstehen und gemeinsam einen transparenten Projektplan entwickeln der perfekt zu Ihrer Organisation passt – damit Sie jederzeit wissen, wo Sie stehen.
Was wir konkret für Sie tun:
Einrichtung Ihres Mandantenportals my.actago – Ihre Zentrale für alle Datenschutzthemen Durchführung einer umfassenden GAP-Analyse & Bestandsaufnahme Ihrer Datenschutzsituation Compliance-Check Ihrer bestehenden Datenschutz-Dokumentation – basierend auf DSGVO & BDSG Begehungen vor Ort (oder digital) zur Identifikation von Schwachstellen, Risiken und Optimierungspotenzial Prüfung Ihrer Website und ggf. Apps auf Datenschutzkonformität Erstellung Ihres individuellen Datenschutzmanagement-Konzepts Generierung aller nötigen Einwilligungen, Richtlinien und Formulare (inkl. Vertraulichkeitserklärungen) Unterstützung bei technischen & organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO Erstellung & Prüfung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses (Art. 30) sowie Datenschutz-Informationen (Art. 13, 14 DSGVO) Präsentation der Ergebnisse + maßgeschneiderter actago-Maßnahmenpla
„Sie müssen nicht mehr raten oder googeln, was zu tun ist – wir erstellen Ihnen einen klaren, rechtssicheren Fahrplan.“
2. Beschäftigten-Sensibilisierung
Die besten Richtlinien nützen nichts, wenn Ihre Mitarbeitenden sie nicht kennen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter sorgt nicht nur für Dokumente - sondern dafür, dass Datenschutz bei Ihnen gelebt wird.
Technologie, Kommunikation und Datenverarbeitung entwickeln sich rasant weiter. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war nur der Anfang. Ohne gezielte Schulungen steigt das Risiko für menschliche Fehler - und damit für Datenschutzverletzungen.
Unsere Datenschutz-Sensibilisierung ist praxisnah, verständlich und flexibel in der Durchführung:
Online-Schulungen, jederzeit und überall abrufbar Vor-Ort-Trainings bei Bedarf, z. B. für Teams mit viel Kundenkontakt Grundlagenschulungen für neue Beschäftigte oder bei Reorganisation Auffrischungstrainings, angepasst an aktuelle Gesetzeslagen Zielgruppenbezogene Workshops, z. B. für HR, IT, Vertrieb Risiken senken durch mehr Bewusstsein im Arbeitsalltag Wissensdokumentation zur Nachweispflicht gegenüber Behörden
„Unsere Schulungen schaffen Klarheit, fördern Verantwortungsbewusstsein und reduzieren interne Datenschutzrisiken – ohne die Teams zu überfordern.“
3. Datenschutz-Flatrate
Mit unserer Datenschutzberatungs-Flatrate erhalten Sie ein schlüsselfertiges Komplett-Paket – ohne komplizierte Vorlagen oder Umwege. Wir durchleuchten Ihre bestehenden Konzepte, Strukturen und Prozesse, und sorgen ab dem ersten Tag für rechtssichere Entlastung.
Als externer Datenschutzbeauftragter übernehmen wir alle laufenden Aufgaben rund um die DSGVO – proaktiv, vollständig dokumentiert und mit unbegrenztem Zeitkontingent.
Mit unserer Flatrate bieten wir Ihnen eine fortlaufende umfangreiche Datenschutzberatung mit einem unbegrenzten Zeitkontingent. Darin enthalten sind folgende Bausteine:
01 Interne Audits
Als Grundlage für die Sicherung bestehender Prozesse und deren Weiterentwicklung
02 Betroffenenanfragen
Vollumfängliche Beratung und Unterstützung bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen nach Art. 15 bis 22 DSGVO
03 VVT & AVV
Aufnahme und Analyse neuer Verarbeitungstätigkeiten und datenschutzrechtliche Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen
04 Aktualisierung Ihrer Datenschutzdokumente
Gesetzesänderungen und Updates zu Datenschutzthemen; gemeinsame Anpassung datenschutzrelevanter Dokumente
05 Sensibilisierung
Jährliche Mitarbeitersensibilisierung vor Ort oder via E-Learning zu aktuellen datenschutzrelevanten Themen
06 Support
Support und Beratung zu datenschutzrechtlichen Fragen
Ihre Vorteile des Komplettpakets
Externer Datenschutzbeauftragter
Sie erhalten einen benannten, zertifizierten externen Datenschutzbeauftragten, der alle rechtlichen Anforderungen erfüllt – inklusive Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden, Haftungsübernahme (bis 5 Mio. €) und offizieller Mandatsbestätigung.
Datenschutz-Dokumentation
Wir erstellen und pflegen alle DSGVO-relevanten Dokumente für Ihr Unternehmen – vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bis zu Informationspflichten nach Art. 13/14. So sind Sie jederzeit auditbereit.
Jährlicher Datenschutzbericht
Ihr externer DSB erstellt jährlich einen strukturierten Datenschutzbericht – als Nachweis Ihrer Compliance und als Orientierung für strategische Entscheidungen im Unternehmen.
Schulung & Sensibilisierung
Regelmäßige Datenschutzschulungen für Mitarbeitende helfen, Datenschutzfehler zu vermeiden. Ob E-Learning oder Vor-Ort-Seminar: Wir schärfen das Bewusstsein für Risiken und erhöhen Ihre Rechtssicherheit.
Website- & App-Prüfung
Wir prüfen Ihre Website, Formulare und ggf. Apps auf Datenschutzkonformität – inkl. Cookies, Tracking, Verschlüsselung und Datenschutzerklärung. Ein Muss für alle Unternehmen mit Online-Präsenz.
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Als externer Datenschutzbeauftragter prüfen wir Ihre Dienstleisterverträge auf DSGVO-Konformität. Wir erstellen und kontrollieren AVVs und begleiten Sie bei der Auswahl sicherer Anbieter.
Verarbeitungsverzeichnis & Info-Pflichten
Sie erhalten ein vollständig geprüftes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sowie rechtssichere Vorlagen für Kunden- und Mitarbeiterinformationen.
Laufende Betreuung & Support
Sie haben Fragen, neue Tools oder Datenschutzpannen? Ihr persönlicher Ansprechpartner steht bereit – ohne Ticket-System, ohne Wartezeiten, ohne versteckte Kosten.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Dokumentation geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen – z. B. Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte, Löschkonzepte.
Projektkoordination & Umsetzung
Wir steuern Ihre Datenschutzstrategie von A bis Z: von GAP-Analyse und Maßnahmenplanung bis zur Dokumentation und Umsetzung.
Externer Datenschutzbeauftragter
Sie erhalten einen benannten, zertifizierten externen Datenschutzbeauftragten, der alle rechtlichen Anforderungen erfüllt – inklusive Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden, Haftungsübernahme (bis 5 Mio. €) und offizieller Mandatsbestätigung.
Datenschutz-Dokumentation
Wir erstellen und pflegen alle DSGVO-relevanten Dokumente für Ihr Unternehmen – vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bis zu Informationspflichten nach Art. 13/14. So sind Sie jederzeit auditbereit.
Jährlicher Datenschutzbericht
Ihr externer DSB erstellt jährlich einen strukturierten Datenschutzbericht – als Nachweis Ihrer Compliance und als Orientierung für strategische Entscheidungen im Unternehmen.
Schulung & Sensibilisierung
Regelmäßige Datenschutzschulungen für Mitarbeitende helfen, Datenschutzfehler zu vermeiden. Ob E-Learning oder Vor-Ort-Seminar: Wir schärfen das Bewusstsein für Risiken und erhöhen Ihre Rechtssicherheit.
Website- & App-Prüfung
Wir prüfen Ihre Website, Formulare und ggf. Apps auf Datenschutzkonformität – inkl. Cookies, Tracking, Verschlüsselung und Datenschutzerklärung. Ein Muss für alle Unternehmen mit Online-Präsenz.
Auftragsverarbeitungs- verträge (AVV)
Als externer Datenschutzbeauftragter prüfen wir Ihre Dienstleisterverträge auf DSGVO-Konformität. Wir erstellen und kontrollieren AVVs und begleiten Sie bei der Auswahl sicherer Anbieter.
Verarbeitungsverzeichnis & Info-Pflichten
Sie erhalten ein vollständig geprüftes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sowie rechtssichere Vorlagen für Kunden- und Mitarbeiterinformationen.
Laufende Betreuung & Support
Sie haben Fragen, neue Tools oder Datenschutzpannen? Ihr persönlicher Ansprechpartner steht bereit – ohne Ticket-System, ohne Wartezeiten, ohne versteckte Kosten.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Dokumentation geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen – z. B. Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte, Löschkonzepte.
Projektkoordination & Umsetzung
Wir steuern Ihre Datenschutzstrategie von A bis Z: von GAP-Analyse und Maßnahmenplanung bis zur Dokumentation und Umsetzung.
Beratung direkt buchen - wir klären alles persönlich
Mit klarer Vertretungsregelung, festen Ansprechpartnern und rechtssicherer Bearbeitung auch komplexer Bürgeranfragen – vermeiden Sie rechtliche Risiken und schaffen Sie Transparenz mit einem externen Datenschutzbeauftragten
Zufriedene Kunden sind die beste Referenz
Zufriedene Kunden sind die beste Referenz
Was sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Partners beachten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – er ist Ihr Schlüssel zur rechtskonformen und vertrauenswürdigen Datenverarbeitung.
Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für Datenschutzberatung achten?
Entscheidend sind Fachkompetenz, Transparenz und eine Betreuung, die zu Ihrer Organisation passen.
- Unabhängige, zertifizierte Datenschutzberatung
Unsere Experten sind nach DSGVO & BDSG geschult und agieren neutral – ganz ohne Interessenskonflikte wie bei internen DSBs. - DSGVO- & BDSG-konforme Umsetzung
Wir sorgen für rechtssichere Prozesse, vollständige Dokumentation und begleiten Sie bei Audits und Prüfungen. - Individuelle Betreuung statt Standardpakete
Jedes Unternehmen ist anders – wir analysieren Ihre Prozesse und bieten maßgeschneiderte Lösungen. - Flexibles, transparentes Preismodell
Keine versteckten Kosten. Monatlich kündbar. Datenschutz extern, einfach und fair. - Mitglied in starken Netzwerken
Mitgliedschaften in anerkannten Datenschutz- und Sicherheitsnetzwerken wie dem BvD e. V., dem IT-Sicherheitscluster e. V. und der Allianz für Cyber-Sicherheit zeigen: Wir sind fachlich vernetzt, arbeiten nach geprüften Standards und übernehmen aktiv Verantwortung für die Qualität unserer Beratung.
Ihre Vorteile mit der actago GmbH
Schlüsselfertig
Kundenorientiert
Unterschriftsreif
Innovative Beratung
Persönliche Beratung
Beratung direkt buchen - wir klären alles persönlich
Mit klarer Vertretungsregelung, festen Ansprechpartnern und rechtssicherer Bearbeitung auch komplexer Bürgeranfragen – vermeiden Sie rechtliche Risiken und schaffen Sie Transparenz mit einem externen Datenschutzbeauftragten
Häufig gestellte Fragen zu dem Thema "Externer Datenschutzbeauftragter"!
Ja. Öffentliche Stellen sind gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO grundsätzlich immer verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen – unabhängig von Größe, Mitarbeiterzahl oder Umfang der Datenverarbeitung.
Diese Pflicht gilt für Kommunen, Behörden, Zweckverbände sowie sonstige öffentliche Einrichtungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter stellt sicher, dass diese gesetzliche Vorgabe dauerhaft und rechtssicher erfüllt wird.
Ihr Ansprechpartner
Maximilian Nuss | Geschäftsführer
Telefon: +49 9951/99990-20
E-Mail: info@actago.de
actago GmbH
Weidenstr. 66 | 94405 Landau a. d. Isar, Deutschland