KI in der Verwaltung: Einsatz, Beispiele und Vorteile

Der Einsatz von KI in der Verwaltung hat das Potenzial, Behörden in vielerlei Hinsicht zu unterstützen und Beschäftigte spürbar zu entlasten. KI kann beispielsweise dabei helfen, Anträge schneller zu bearbeiten, Dokumente effizienter auszuwerten und Bürgerinnen und Bürger besser zu informieren. Insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben bietet sie erhebliche Chancen zur Zeitersparnis und kann dazu beitragen, bestehende Arbeitsüberlastungen in vielen Verwaltungen zu reduzieren. Voraussetzung dafür ist, dass Datenschutz, menschliche Kontrolle und transparente Verantwortlichkeiten jederzeit gewahrt bleiben.

In diesem Artikel:

1. Zusammenfassung

Welche Vorteile birgt die datenschutzkonforme Nutzung von KI in der öffentlichen Verwaltung? Hier ein Kurzüberblick:

• KI kann die öffentliche Verwaltung bei wiederkehrenden, datenintensiven und vorbereitenden Aufgaben unterstützen.
  
• Geeignete Einsatzbereiche sind unter anderem die Dokumentenverarbeitung, Texterstellung, Bearbeitung von Bürgeranfragen und Analyse von Verwaltungsdaten.
  
• Besonders für Kommunen kann eine zentral bereitgestellte Lösung sinnvoll sein, da sie ohne eigene KI-Fachabteilung genutzt und schrittweise in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann.
  
• KI-Ergebnisse müssen stets fachlich geprüft werden. Die Verantwortung für rechtmäßige, nachvollziehbare und faire Verwaltungsentscheidungen bleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
  
• Vor der Einführung sollten Datenschutz, Informationssicherheit, Datenqualität, Zuständigkeiten, Kontrollmöglichkeiten und die Qualifizierung der Beschäftigten berücksichtigt werden.
  
• KI kann Bearbeitungszeiten verkürzen, Beschäftigte entlasten, Informationen besser zugänglich machen und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern verständlicher gestalten.
  
• actaOne bündelt verschiedene KI-Modelle in einer zentralen, DSGVO-konformen Plattform und kann dadurch einen kontrollierten und einheitlichen KI-Einsatz in Behörden, Gemeinden und Landkreisen unterstützen.

2. KI in der Verwaltung – wo ergibt die Nutzung am meisten Sinn?

Je nach Anwendungsfall können unterschiedliche Technologien eingesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Large Language Models (LLMs), Systeme zur automatischen Texterkennung, Prognosemodelle, Chatbots und Anwendungen zur Analyse großer Datenmengen.

Als vielseitige Alternative bietet sich die KI-Plattform actaOne an, die gängige Modelle wie ChatGPT und Claude in einer DSGVO-konformen Umgebung für Sie bereitstellt.

Die folgende Auflistung zeigt Tätigkeiten, bei denen KI die öffentliche Verwaltung maßgeblich unterstützen kann:

• Automatisches Erfassen und Sortieren von Dokumenten
• Auslesen von Informationen aus Formularen und PDF-Dateien
• Zusammenfassen umfangreicher Berichte
• Erstellen von Entwürfen für Schreiben
• Vorstrukturieren und thematisches Zuordnen von Bürgeranfragen
• Auswerten und Analysieren von Verwaltungsdaten
• Vorbereiten von Bearbeitungsschritten
• Unterstützen von Mitarbeitenden bei Recherchen.

Wo ist der Einsatz von KI-Anwendungen in der öffentlichen Verwaltung nun am sinnvollsten? Optimalerweise übernimmt KI vor allem vorbereitende oder repetitive Aufgaben. Die fachliche Bewertung und die rechtlich relevante Entscheidung bleiben stets bei den verantwortlichen Experten.

Angesichts der unmittelbaren Auswirkungen vieler Verwaltungsentscheidungen auf Bürgerinnen und Bürger kommt KI vor allem eine unterstützende Funktion zu. Sie kann Wahrscheinlichkeiten ermitteln sowie Vorschläge und Priorisierungen bereitstellen. Die abschließende Prüfung und Entscheidung erfolgt weiterhin zwingend durch die zuständigen Mitarbeitenden.

Aus der Praxis: Für einen kommunalen Wohnmobilstellplatz sollte eine Nutzungssatzung ausgearbeitet werden. Auf Anfrage der Gemeinde, recherchierte actaOne eine einschlägige Benutzungs- und Gebührensatzung und stellte sie als Arbeitsgrundlage für einen eigenen Satzungsentwurf bereit. Nach fachlicher Prüfung durch die Gemeinde wurde das Dokument als PDF ausgegeben und konnte sofort für die weitere Bearbeitung und Bürgerkommunikation genutzt werden.

3. Wie verbessert KI in der Verwaltung die Effizienz (Beispiele)?

Die oben genannte Frage lässt sich nicht mit einer einzigen Maßnahme beantworten. Der Nutzen entsteht vor allem dann, wenn KI in klar definierte Arbeitsabläufe integriert wird.

Schnellere Dokumentenbearbeitung

Behörden verarbeiten täglich große Mengen an Anträgen, Nachweisen, E-Mails, Akten und Formularen. Ein KI-System kann Dokumente erkennen, nach Themen sortieren und wichtige Angaben extrahieren.

So könnte ein KI-System wie actaOne beispielsweise feststellen, ob einem Antrag bestimmte Unterlagen fehlen. Sie kann den Vorgang anschließend an die zuständige Stelle weiterleiten oder einen Bearbeitungshinweis erstellen. Die finale Prüfung erfolgt weiterhin durch qualifizierte Mitarbeitende.

Verständlichere Textformulierung

Aufgrund der erforderlichen sprachlichen Präzision ist die Verwaltungssprache nicht immer leicht verständlich. Zudem richten sich behördliche Schreiben häufig an Menschen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, was das Verständnis zusätzlich erschweren kann. KI kann dabei helfen, komplizierte Formulierungen zu vereinfachen, ohne dass der Inhalt des Schreibens verändert wird.

Vorstrukturierung von Bürgeranfragen

Chatbots und digitale Assistenten können häufige Standardfragen beantworten. Sie können beispielsweise erklären, welche Unterlagen für einen Antrag benötigt werden, welche Behörde zuständig ist oder wie ein digitales Verfahren funktioniert.

Das verbessert die Erreichbarkeit und entlastet die Beschäftigten. Gleichzeitig muss klar erkennbar sein, dass es sich um ein automatisiertes System handelt und jederzeit die Möglichkeit besteht, an eine sachkundige Person weitergeleitet zu werden – insbesondere bei komplexen oder individuellen Sachverhalten.

Auswertung von Verwaltungsdaten

Die Verarbeitung großer Datenmengen wird zusätzlich erschwert, wenn die Informationen aus unterschiedlichen Quellen stammen. Für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung geht es dabei nicht nur darum, diese Daten auszuwerten, sondern auch relevante Muster, Entwicklungen und mögliche Prognosen daraus abzuleiten. Je nach Umfang kann dies eine erhebliche Arbeitsbelastung darstellen und zugleich fehleranfällig sein.

KI-Systeme wie actaOne können dazu beitragen, die Verarbeitungszeit zu verkürzen und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Gleichzeitig werden die Daten nach Angaben des Anbieters in einer geschützten Umgebung verarbeitet und nicht zum Training der angebundenen KI-Modelle verwendet.

Hier eine Auflistung möglicher Anwendungsfelder:

• Verkehrs- und Infrastrukturplanung.
• Prognosen zur Nachfrage nach Betreuungs- oder Bildungsangeboten.
• Ressourcenplanung.
• Analyse von Bearbeitungszeiten.
• Erkennung wiederkehrender Prozessprobleme.
• Aufbereitung von Informationen für Führungskräfte.

Eine automatisierte Analyse ist jedoch nur dann aussagekräftig, wenn die zugrunde liegenden Daten korrekt, aktuell und für den jeweiligen Zweck geeignet sind.

4. KI in der öffentlichen Verwaltung: Chancen und Grenzen

Zusammenfassend können wir folgende Vorteile für die Nutzung von KI in öffentlicher Verwaltung festhalten:

• kürzere Bearbeitungszeiten bei standardisierten Vorgängen.
• Entlastung bei wiederkehrenden Tätigkeiten.
• bessere Auffindbarkeit von Informationen.
• verständlichere Kommunikation.
• höhere Erreichbarkeit durch digitale Assistenzsysteme.
• fundiertere Planung durch Datenanalysen.
• bessere Nachnutzbarkeit erfolgreicher Lösungen.

Dem stehen jedoch Risiken gegenüber. KI-Systeme können falsche oder unvollständige Ergebnisse liefern. Sie können bestehende Verzerrungen in Daten übernehmen oder Zusammenhänge falsch bewerten. Bei Sprachmodellen besteht außerdem das Risiko, dass überzeugend formulierte, aber sachlich falsche Aussagen entstehen.

Deshalb sollte jede Anwendung vor ihrer Einführung anhand konkreter Kriterien bewertet werden:

• Ist der Anwendungsfall klar abgegrenzt?
• Welche Folgen hätte ein fehlerhaftes Ergebnis?
• Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
• Können die Ergebnisse nachvollzogen werden?
• Gibt es eine menschliche Kontrollinstanz?
• Wie werden Fehler korrigiert?
• Kann das System bei Bedarf abgeschaltet werden?

Neben den technischen Rahmen sind zudem die rechtlichen Vorgaben insbesondere zu Barrierefreiheit, Datenschutz, Informationssicherheit, Mitbestimmung, Strafrecht, Urheberrecht, Vertragsrecht sowie der KI-Verordnung zu beachten. Die Beachtung der umfassenden Compliance Vorgaben wird durch schlüsselfertige Lösungen wie actaOne wesentlich erleichtert.

5. KI in der Verwaltung in Bayern

Für den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung in Bayern gelten ebenfalls oben genannte zentrale Anforderungen: Der konkrete Nutzen muss nachvollziehbar sein, Verwaltungsdaten müssen geschützt werden und Zuständigkeiten müssen eindeutig geregelt sein. Mit actaOne steht bayerischen Behörden, Gemeinden und Landkreisen eine zentrale KI-Plattform zur Verfügung, die verschiedene KI-Modelle DSGVO-konform bündelt.

Gerade für Kommunen kann eine zentral bereitgestellte und nachnutzbare Lösung sinnvoller sein als die Entwicklung einer eigenen KI-Anwendung. actaOne ermöglicht es, Mitarbeitenden unterschiedliche KI-Funktionen für beispielsweise Entwürfe, Zusammenfassungen und Formulierungsvorschläge in einer einheitlichen Umgebung bereitzustellen. Eine zentrale Administration kann außerdem dazu beitragen, unkontrollierte private KI-Zugänge und uneinheitliche Arbeitsweisen zu vermeiden.

Vor der Einführung sollten Kommunen dennoch prüfen, welche konkreten Anwendungsfälle geeignet sind, welche Daten verarbeitet werden und welche technischen, organisatorischen sowie rechtlichen Anforderungen erfüllt werden müssen. actaOne kann dabei als gemeinsame Infrastruktur dienen, um den KI-Einsatz schrittweise, nachvollziehbar und unter klaren Vorgaben aufzubauen. Laut Anbieter erfolgen Hosting und Verarbeitung in Deutschland; außerdem werden die Eingaben nicht zum Training der angebundenen KI-Modelle verwendet. Diese Angaben sollten vor einer Beschaffung anhand der aktuellen Vertragsunterlagen und Nachweise geprüft werden.

6. Voraussetzungen für einen verantwortungsvollen Einsatz

Datenschutz und Sicherheit berücksichtigen

Vor der Nutzung müssen Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Zugriffsrechte, Speicherfristen und technische Schutzmaßnahmen geprüft werden. Besonders sorgfältig ist mit personenbezogenen, vertraulichen und besonders schützenswerten Informationen umzugehen.

Klare Ziele definieren

Ein Projekt sollte nicht mit der Technologie, sondern mit einem Verwaltungsproblem beginnen. Ein geeignetes Ziel wäre etwa: „Die manuelle Vorsortierung eingehender Dokumente soll reduziert werden.“ Ein ungeeignetes Ziel wäre dagegen: „Wir möchten KI einsetzen.“

Daten und Schnittstellen prüfen

Die Behörde muss wissen, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und wie sie in bestehende Fachverfahren gelangen. Ohne stabile Datenqualität und geeignete Schnittstellen bleibt auch ein leistungsfähiges KI-System begrenzt.

Mitarbeitende qualifizieren

Beschäftigte benötigen nicht nur technische Bedienkenntnisse. Sie müssen auch wissen, wie KI-Ergebnisse geprüft werden, welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen und wann eine Entscheidung nicht auf eine KI-Ausgabe gestützt werden darf.

Ergebnisse dokumentieren

Für sensible Anwendungsfälle sollte nachvollziehbar sein, welche Daten und Einstellungen verwendet wurden, welche Ausgabe das System erzeugt hat und wie die zuständige Person zum endgültigen Ergebnis gelangt ist.

7. Fazit

Die intelligente Nutzung von KI in der Verwaltung bietet die Möglichkeit, diese effizienter, zugänglicher und serviceorientierter zu gestalten. Besonders sinnvoll ist der Einsatz dort, wo große Informationsmengen verarbeitet, wiederkehrende Aufgaben erledigt oder Bürgeranfragen standardisiert beantwortet werden.

Die besten Ergebnisse entstehen nicht durch eine möglichst weitgehende Automatisierung. Entscheidend sind passende Anwendungsfälle, hochwertige Daten, sichere technische Rahmenbedingungen und gut geschulte Mitarbeitende. KI sollte die Verwaltung unterstützen – die Verantwortung für rechtmäßige, nachvollziehbare und faire Entscheidungen muss jedoch bei der Verwaltung bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Über den Autor

Johannes Nehlsen

Leiter der Stabsstelle IT-Recht der bayerischen staatlichen Universitäten und Hochschulen